Processen vastleggen

Om processen te beschrijven in de Sensus-software gaat u naar de Processen-tab helemaal links op uw scherm. In deze tab vindt u de boomstructuur links op uw scherm met daarin alle hiërarchische informatie over de verschillende hoofdprocessen, processen en activiteiten. In het midden van uw scherm bevindt zich het canvas met daarin standaard de procesflow weergave. Rechts op het scherm ziet u de Icoon Kenmerken. Er zijn een aantal methoden om processen te beschrijven, voor elk van deze methoden volgt een beschrijving.

Tekenen met het canvas

Met het canvas en de tekenwerkbalk kunt u op eenvoudige wijze volledige processen beschrijven door middel van klikken en slepen.

Een nieuw proces beschrijven

Om een nieuw project te starten, kunt u het volgende doen:

  • Ga naar BestandNieuw Project of klik op het  icoon in de knoppenbalk.

U krijgt een canvas met enkel een nieuwe bijna lege organisatie te zien met alvast een paar dummy processen en iconen. U kunt nu beginnen met tekenen.

Tekenen

U kunt in de Sensus-software met het canvas en de tekenwerkbalk in principe een volledige organisatie beschrijven. Het tekenen van de processen en iconen gaat door middel van slepen. In de tekenwerkbalk staan alle iconen die gebruikt worden in de Sensus-methode. Wilt u bijvoorbeeld een nieuw proces maken, dan sleept u het proces icoon uit de tekenwerkbalk naar het gewenste hoofdproces in het canvas. Wilt u een nieuwe actie toevoegen dan sleept u het actieicoon naar een lege plek in het canvas. Op deze wijze is het mogelijk om gemakkelijk en overzichtelijk een organisatie vorm te geven.

Hoofdproces en processen tekenen

In een leeg canvas begint u met enkel een organisatie. Vanuit hier gaat u beginnen met het tekenen van hoofdprocessen en processen. Om te tekenen kunt u het volgende doen:

  1. Selecteer het gewenste icoon uit de tekenwerkbalk.
  2. Sleep het icoon naar de positie op het canvas waaronder u het hoofdproces of proces wilt hebben. Een hoofdproces of proces naar een lege plek op het canvas slepen zal niet werken omdat dan niet duidelijk is bij welk hoofdproces of proces het icoon hoort.
  3. U kunt direct een naam intypen. Wanneer u een naam later wilt wijzigen kunt u de sneltoets F2 gebruiken of het bewuste icoon selecteren en dan 1x met de linker muisknop het icoon aanklikken.

Opmerkingen:

  • Sleept u het icoon op een vaderproces (bijvoorbeeld een proces op een hoofdproces) dan zal dit nieuwe icoon automatisch aan het einde worden toegevoegd.
  • Sleept u het icoon tussen iconen in dan zal het nieuwe icoon, wanneer voldaan wordt aan de tekenregels, ook tussen deze iconen worden toegevoegd.

Nieuw hoofdproces tekenen:

Hoofproces tussenvoegen:

 

Een proces beschrijven

Als u eenmaal een hoofdproces en proces heeft gemaakt, kunt u het proces gaan beschrijven. U komt in het gewenste proces door in het canvas hierop dubbel te klikken. Vervolgens ziet u in de werkbalk dat de iconen voor het beschrijven van een proces niet meer grijs zijn. U kunt nu met deze iconen gaan tekenen om het proces vorm te geven:

  • Sleep het icoon dat u wenst te maken van de tekenwerkbalk naar het canvas. U kunt het icoon naar een willekeurige open plaats slepen (zodra u deze verbindt met een ander icoon zal de Sensus-software volgens de tekenregels het icoon automatisch een juiste plaats geven).

  • U kunt het icoon gelijk de juiste naam geven. Wanneer u de naam van een icoon later wilt wijzigen kunt u de sneltoets F2 gebruiken of het bewuste icoon selecteren en dan 1x het icoon aanklikken.

  • Als u een aantal iconen heeft geplaatst kunt u ze met elkaar verbinden door het pijltje rechts boven het icoon te slepen naar het icoon dat u wilt verbinden met uw huidige icoon. De Sensus-software zal nu automatisch de verbonden iconen verplaatsen naar een positie, gedicteerd door de tekenregels. U kunt dit ook doen met het scherm Icoon kenmerken. U kunt hier klikken op het vakje dat staat naast Volgt op. Klik dan in het drop-down menu op het gewenste icoon en de iconen zijn verbonden.
 pijl verbinden

 

  • Wanneer u een verbinding wilt verbreken ga dan naar de halve cirkel die verschijnt op de plek waar een pijl een icoon binnenkomt of uitgaat. Klik dit aan met de linker muisknop en sleep de pijl naar een leeg veld.

Lijn trekken

  • Wanneer u met het canvas een keuze tekent wordt er bij het verbinden met een keuze altijd eerst de ja keuze neergezet, daarna wordt bij het tweede icoon automatisch de nee keuze neergezet. Ja kan gewijgd worden in een nee door te klikken op de ja, hetzelfde geldt voor de  nee wijzigen in een ja.Wijzigen kan ook bij de icoonkenmerken. Nadat u een Keuze-icoon gekozen heeft in het Volgt-Op veld, verschijnen de twee mogelijkheden vanzelf. U hoeft dan alleen de juiste aan te klikken en de verbinding is gemaakt.
  • U heeft nu een proces beschreven.

Opmerking:

Wanneer u in de knoppenbalk boven het canvas kiest voor Handmatig creëren zal de Sensus-software uw nummering van de iconen niet wijzigen. Met de optimaliseerknop zal het proces wel worden heringedeeld/hernummerd. Elk icoon in het canvas heeft, wanneer u op het icoon klikt, nog een aantal opties.
Klik op een actieicoon:

  • Linksonder het icoon ziet u een pion. Wanneer u hierop klikt, krijgt u een lijst met de beschikbare afdelingen en functies. U kunt nu de gewenste functie koppelen aan het icoon door deze functie aan te vinken.

 

  • Linksboven het icoon ziet u een rood kruisje. Dit rode kruisje geeft aan dat er iets mis is met het icoon. Als u op het rode kruisje klikt, krijgt u een lijst met problemen te zien. Bij een aantal problemen geeft Sensus een oplossing van het probleem aan door middel van een knop. Wanneer u deze knop aanklikt verhelpt de Sensus-software het probleem zelf. Bijvoorbeeld zoals hieronder waarbij de Sensus-software de actie Koppel of maak document uitvoert:

Invoerdocument fout

  • Bij de in- en uitvoerdocument iconen ziet u rechtsonder een icoontje. Als u hierop klikt, kunt u selecteren aan welk document u het icoon wilt koppelen.
  • Bij het computeractie icoon ziet u rechtsonder een icoontje. Als u hierop klikt, kunt u selecteren aan welke applicatie u het icoon wilt koppelen.

 

Procesverwijzingen

Soms zullen delen van een proces moeten verwijzen naar andere processen. U kunt dit doen door middel van het icoon Procesverwijzing  . Op de volgende manier kunt u nu processen aan elkaar koppelen:

  1. Open een bestaand project of begin een nieuw project
  2. Ga naar een proces
  3. Maak een procesverwijzing icoon aan
  4. Rechtsonderaan dit icoon zit de knop Proces linken. Klik hierop. Zie ook onderstaande afbeelding
  5. U kunt nu in een boomstructuur het gewenste proces aanklikken. In dat proces wat u koppelt verschijnt ook een procesverwijzingsicoon.
  6. De processen zijn nu aan elkaar gelinkt.

U kunt ook via het Icoon kenmerken scherm processen aan elkaar koppelen. U doet dit als volgt:

  1. Selecteer het Projectverwijzing icoon
  2. Klik in het Icoon kenmerken scherm op proces. Er verschijnt een drop-down menu
  3. Klik in het drop-down menu op het gewenste proces
  4. De processen zijn nu aan elkaar gelinkt

Wanneer een procesverwijzingsicoon succesvol naar een ander proces verwijst, staat de naam van dat proces in het blauw op het procesverwijzingsicoon.

Automatisch wordt er bij het koppelen een procesverwijzing bij het doelproces aangemaakt. Men kan dit laatste ook uitzetten door te gaan naar het menu Project –> Instellingen.  Bij de tab algemeen kan men uitvinken “Maak automatisch procesverwijzing aan“. 

Let op:

  • Wanneer u van een procesverwijzingsicoon het proces waar u naar verwijst verandert, zal in het proces waar het icoon eerder naar verwees, nog steeds een verwijzingsicoon staan. Deze kunt u het best verwijderen of koppelen aan een ander proces om foutmeldingen te voorkomen.
  • Als u de naam van een proces met een verwijzing erin verandert, moet u de verwijzing ook aanpassen. Deze kan anders niet meer goed werken.
  • Wanneer u een procesverwijzingsicoon in een ander proces plakt, zal de verwijzing niet automatisch aangemaakt zijn. U moet deze opnieuw aanmaken.

 

Meerdere iconen tegelijk selecteren

U kunt dit doen door de Ctrl toets ingedrukt te houden en dan de verschillende iconen aan te klikken. Op deze manier kunt u meerdere iconen selecteren. Dit kan zowel op het canvas als in de boomstructuur.

U kunt nu verschillende acties ondernemen met de iconen die u ook met enkele iconen kunt doen. U kunt onder andere:

  • Meerdere iconen tegelijk verplaatsen binnen een proces of tussen processen door te slepen.
  • Aan de iconen dezelfde verantwoordelijke functie koppelen door bij een van de iconen linksonder de functie te selecteren.
  • Alle iconen verwijderen door op de Delete knop te drukken
  • De iconen kopiëren door op Ctrl-C te drukken of knippen met Ctrl-X
  • Deze iconen weer ergens anders plakken binnen hetzelfde proces of in een ander proces met Ctrl-V

De iconen behouden hun gegevens in het Icoon kenmerken scherm. Alleen het nummer van het icoon zal wijzigen wanneer u het naar een ander proces kopieert, omdat dit nummer bepaald wordt door het proces waarin het icoon staat.

 

Vrij tekenen

Tekenen in het canvas gaat standaard volgens de tekenregels van de Sensus-software. Dit betekent dat alle iconen op een locatie worden gezet die de Sensus-software dicteert. Het kan voorkomen dat u zelf wilt bepalen waar bepaalde iconen in het canvas moeten staan. Dit kunt u doen door het canvas in “vrij tekenen” modus te zetten. Hiervoor drukt u op de knop     bovenin het canvas. U kunt nu naar wens iconen verplaatsen. Houd er wel rekening mee dat de Sensus-software nu niet meer kijkt of u volgens de tekenregels van de Sensus-methode werkt.
Als u terug wilt naar het standaard canvasscherm, dan drukt u op de “Verwijder handmatig” knop linksboven het canvas.

Let op: Verwijder handmatig zal alle veranderingen in de “vrij tekenen” modus ongedaan maken.

 

Tekenen via met de boomstructuur

Aan de linkerkant van het scherm bevindt zich standaard de boomstructuur waarin de onderlinge hiërarchie tussen alle iconen zichtbaar is. Alle onderdelen van de Sensus-software zijn gerelateerd aan deze boomstructuur. In het scherm Icoonkenmerken is zichtbaar welke informatie bij het geselecteerde icoon hoort. Iconen kunnen ook worden gekopiëerd. Het in- en uitklappen van iconen kan door op de plusjes en minnetjes voor de iconen te klikken. Door met de rechter muisknop op de boomstructuur te klikken, verschijnt het volgende menu:

Opklappen boomstructuur

Dit menu kan worden gebruikt voor het toevoegen van nieuwe iconen. Hier wordt in de volgende paragrafen verder op in gegaan.

 

Nieuw icoon toevoegen

U kunt aan een bestaand icoon een dieper niveau toevoegen, bijvoorbeeld een proces aan een hoofdproces.

Nieuw proces1

  1. Selecteer in de boom het icoon waaraan u een icoon op een dieper niveau wilt toevoegen. In dit geval het hoofdproces.
  2. Klik op met de rechter muisknop en kies   om het icoon toe te voegen onder aan de lijst. In dit geval het proces.

U kunt een nieuw object onderaan de lijst toevoegen.

nieuw proces 2

  1. Selecteer een icoon in de lijst waaraan u het icoon wilt toevoegen. In dit geval een proces.
  2. Klik op met de rechter muisknop en kies   om het icoon toe te voegen onder aan de lijst. In dit geval een proces.

U kunt tussen bestaande iconen nieuwe toevoegen.

Nieuw proces 3

  1. Selecteer het icoon waarboven u een icoon wilt toevoegen. In dit geval een proces.
  2. Klik op met de rechter muisknop en kies   om het icoon tussen te voegen. In dit geval een proces.

 

Iconen bewerken

Een icoon verwijderen
  1. Selecteer het hoofdproces, proces of actie dat u wilt verwijderen door er op te klikken.
  2. Klik op de knop    Icoon verwijderen in de knoppenbalk of kies in het rechter muisknop menu voor Verwijderen.
  3. U kunt een enkele icoon of meerdere iconen tegelijk selecteren in het canvas en vervolgens op de delete knop drukken.

Opmerkingen:

  • Als u een icoon waar andere iconen op een dieper niveau aan gekoppeld zijn (bijvoorbeeld een hoofdproces met processen) verwijdert, worden ook deze onderliggende iconen verwijderd.
  • Ook koppelingen naar documenten worden verwijderd. De documenten zelf worden niet verwijderd.

Gerelateerde artikelen