Sensus OrgChart App

Met de Sensus OrgChart App kunt u eenvoudig  de medewerkers van de gehele organisatie in kaart brengen en publiceren. Daarbij kunnen er aan één functie meerdere personen worden gekoppeld, zodat u een overzichtelijk totaalbeeld behoudt van de functies en verantwoordelijkheden binnen uw organisatie. Aan alle afdelingen, functies en personen kan extra informatie worden toegevoegd, zoals functiebeschrijvingen, telefoonnummers e/mail adressen etc.

 

 

Een nieuw organogram aanmaken

Open de OrgChart App. De app zal standaard een voorbeeld organogram tonen. Om een nieuw organogram te maken, gaat u in de menubalk naar Bestand > Nieuw. Als u verder wilt werken aan een eerder gemodelleerd organogram, kiest u voor Bestand > openen. U kunt uw organogram later ook via dit menu opslaan.

 

Afdelingen toevoegen

1. (Staf-) afdelingen en functies worden toegevoegd aan uw organogram door ze vanuit de iconenbalk naar het tekenveld te slepen. Om een nieuwe afdeling toe te voegen sleept u met uw linkermuisknop ingehouden de afdeling vanaf het icoon 1 naar het tekenveld. De afdeling wordt nu in het tekenveld weergegeven.

2

2. Om een afdeling of stafafdeling onder een andere afdeling toe te voegen sleept u het gewenste item op een reeds bestaande in het tekenveld. Een stafafdeling voegt u toe met behulp van het icoon 3.

3. U kunt uw organogram geheel naar eigen wens herindelen door een aangemaakte (staf-) afdeling met uw linkermuisknop ingehouden naar een andere locatie in het tekenveld te slepen. U kunt ook meerdere iconen tegelijk verplaatsen door er vanuit een lege locatie in het tekenveld een veld overheen te slepen en ze vervolgens op boven beschreven wijze te verplaatsen.

TIP: klik zo nu en dan op de Optimaliseerknop rechts boven het tekenveld 4 . Het organogram zal dan automatisch zo optimaal mogelijk worden getekend. U kunt het optimaliseren indien gewenst direct ongedaan maken door nogmaals op de knop rechts boven het tekenveld te klikken.

5

Om de naam van een (staf-) afdeling te wijzigen, klikt u één keer op het witte vlak van het icoon in het tekenveld en typt u de naam van de (staf-) afdeling.

(Staf-) afdelingen bewerken

Om een beschrijving aan een (staf-) afdeling toe te voegen klikt u op de gewenste afdeling. Rechts in beeld verschijnt nu de naam van de geselecteerde afdeling met daaronder een tekstveld. Hier typt u de beschrijving van de afdeling.

Om de kleur van de geselecteerde (staf-) afdeling te wijzigen gebruikt u de kleurenwijzer rechts in beeld:

6

 

Functies toevoegen

1.Functies worden op dezelfde wijze toegevoegd als afdelingen. Functies kunnen naast elkaar onder een (staf-) afdeling worden toegevoegd, of onder elkaar.

Optie 1- functies naast elkaar:
Sleep met uw linkermuisknop ingehouden een functie vanaf het icoon 7 en 8 op de afdeling waar u de functie aan wilt toevoegen. Sleep nu op dezelfde wijze opnieuw een functie op de afdeling waaronder u een tweede functie wilt toevoegen.

Optie 2 – functies onder elkaar:

Sleep met uw muisknop ingehouden een functie vanaf het icoon 7 en 8 op de afdeling  waaronder u een functie wilt toevoegen. Sleep nu een tweede functie op de eerder aangemaakte functie om ze onder elkaar weer te geven.

Optie 1: functies naast elkaar:

9

Optie 2: functies onder elkaar:

10

2. Ook functies kunnen geheel naar wens worden heringedeeld in het organogram, door ze met de linkermuisknop ingehouden te verslepen naar een andere locatie in het tekenveld.

TIP: klik zo nu en dan op de Optimaliseerknop rechts boven het tekenveld 11  . Het organogram zal dan automatisch zo optimaal mogelijk worden getekend. U kunt het optimaliseren indien gewenst direct ongedaan maken door nogmaals op de knop rechts boven het tekenveld te klikken.

3. Om de naam van een functie te wijzigen klikt u één keer op het witte veld van een functie-icoon in het tekenveld.

Functies bewerken

4. Ook bij functies kunnen beschrijvingen worden toegevoegd. Selecteer hiervoor de functie die u wilt bewerken in het tekenveld en typ een beschrijving van de functie in het tekstvak rechts in beeld.

5. Om de kleur van de geselecteerde functie aan te passen gebruikt u de kleurenwijzer rechts in beeld:

12

Personen aan functies toekennen

Aan elke functie kunnen één of meerdere personen worden toegekend. Om een persoon aan een functie toe te kennen selecteert u eerst de gewenste functie in het tekenveld.

6. Klik na selecteren van de functie op de knop Persoon toevoegen rechts in beeld:

13

7. U krijgt nu in de rechterkant van het scherm een aantal velden die u voor de persoon kunt invullen. Door op het mannatje met het plusje te klikken kunt u een portretfoto Verder kunt u het LinkedIn adres van de persoon toevoegen, het e-mail adres en een telefoonnummer.

8. Klik na invullen van de gegevens op Bewaar.
Vóór invullen:

14

Ná invullen:

15

9. U kunt op deze wijze meerdere personen aan één functie toekennen, waardoor uw organogram niet verstoord wordt door medewerkers met dezelfde functie. De toegevoegde portretfoto’s zullen cyclisch worden weergegeven in het overzicht van het organogram.

 

Afdelingen en functies verwijderen

U kunt aangemaakte iconen eenvoudig verwijderen door deze te selecteren en op de  Delete of Backspace knop van uw toetsenbord te drukken. U kunt ook een icoon selecteren en dan verwijderen via de menubalk onder Bewerk > Verwijderen. U kunt ook meerdere iconen tegelijk selecteren door vanuit een lege plaats in het tekenveld een kader om de iconen heen te slepen en daarna op de Delete knop te drukken.

 

Uw organogram exporteren

De OrgChart App biedt meerdere mogelijkheden om uw organogram te exporteren. Deze zijn allemaal terug te vinden via de menubalk onder Bestand.

TIP: U kunt ook van een gedeelte van uw organogram een rapportage maken. Om dit te doen selecteert u eerst de afdelingen en functies in het tekenveld door ze stuk voor stuk aan te klikken in het tekenveld met de CTRL knop op uw toetsenbord ingedrukt, óf door met uw linker muisknop ingehouden een veld over de gewenste afdelingen en functies heen te slepen. Vervolgens klikt u in het menu op Bestand > exporteren …

 

  • Exporteren beeld: Hiermee kunt u het organogram zoals weergegeven in het tekenveld als afbeelding opslaan.
  • Exporteren CSV: Hiermee kunt u een CSV bestand creëren van uw organogram. Dit bestand kan eenvoudig in bijvoorbeeld MS Excel worden geïmporteerd, waarbij de ingevulde gegevens overzichtelijk over de kolommen zal worden verdeeld.
  • Exporteren PDF: Met deze optie kunt u een volledige rapportage van uw organogram naar PDF maken. Wanneer u deze optie selecteert, verschijnt het volgende menu:

16

  • Bij Papierformaat geeft u aan voor welk formaat de export moet worden opgemaakt.
  • Achter Afdrukstand selecteert u of het rapport in staande of liggende stand moet worden opgemaakt.
  • Met behulp van Splitsen in… kunt u aangeven of u het organogram wilt opsplitsen in rijen of kolommen.
  • Alleen afdelingen zorgt ervoor dat de rapportage geen functie- en persoonsgegevens bevat (óók niet in het organogram).
  • Onder Bevatten beschrijvingen kunt u specifiek aangeven van welke niveaus u toelichtingen wilt opnemen in de PDF.
  • Bij selectie van Afdelingen op een aparte pagina wordt de beschrijving per afdeling op een nieuwe pagina weergegeven.

Selectie van Open wanneer klaar zorgt ervoor dat u het eindresultaat na exporteren direct te zien krijgt.