Exporteren naar Excel

Met deze functie kunnen rapporten worden gegenereerd in Excel. U komt in dit scherm door op Rapporteren/publiceren –> Excel te klikken. Of u drukt op de “export”  knop  knop exportin de horizontale werkbalk en vervolgens op de knop “Excel” in uw scherm.

Er zijn drie soorten rapporten mogelijk die u kunt exporteren:

  1. Matrices.
  2. Sjabloon informatie.
  3. Verticale sjabloon informatie.

 

Matrices

Matrices zijn uitermate handig om relaties tussen bijvoorbeeld functies, applicaties, documenten etc. weer te geven.

 

De Sensus-software kent vijf verschillende matrices. U kiest een soort matrix door onder “selecteer een matrix rapport” de twee onderwerpen te kiezen, die u met elkaar wilt vergelijken. Als u in het eerste dropdown menu een onderwerp kiest, worden in het tweede dropdown menu automatisch de keuzemogelijkheden aangepast. De volgende matrices zijn mogelijk:

Proces versus Proces:

Deze matrix geeft aan welke processen door middel van procesverwijzing iconen aan elkaar gekoppeld zijn.

Actie versus Functies:

Deze matrix toont alle (computer)acties van de processen uitgezet tegen de daarvoor verantwoordelijke functies.

Actie versus Applicaties:

Deze matrix toont alle koppelingen tussen computeracties en applicaties.

Functies versus Applicaties:

Deze matrix zet alle functies tegenover de applicaties die door deze functies gebruikt worden. Dit kan handige informatie zijn voor bijvoorbeeld systeembeheer.

Applicaties versus Functies:

Deze matrix zet alle applicaties tegenover de functies die deze applicaties gebruiken.

 

Er zijn nog een aantal opties die het rapport beïnvloeden:

Filter lege matrixregels

Het kan voorkomen dat er in een matrix van honderden regels maar enkele koppelingen getoond worden. In dat geval is het handig om de lege regels eruit te filtreren, zodat de matrix klein en overzichtelijk wordt.

Toon toelichting

Selecteer deze optie als ook icoontoelichtingen geëxporteerd moeten worden.

 

Sjabloon informatie

Via deze exportoptie kunt u sjablooninformatie van een bepaald onderdeel exporteren naar Excel.

De export van sjablooninformatie kent een aantal opties:

Te exporteren sjabloon

Hier selecteert u het sjabloon dat u naar Excel wilt exporteren. Dit kunnen de sjablonen van de Sensus-niveaus zoals een hoofdproces of proces zijn, maar ook sjablonen van verschillende activiteiten, zoals acties, documenten, etc.

Sjablooninstellingen

Hier kunt u aangeven welke datavelden van het sjabloon geëxporteerd moeten worden. Standaard staat dit op de optie Alleen alle sjabloonvelden(=datavelden). U kunt een selectie van velden aangeven door het keuzerondje voor Aangepaste veldinformatie aan te vinken en vervolgens op de knop “veldinformatie instellen” te klikken. In dit scherm kunt u de datavelden selecteren die u in uw export wilt terugzien. Dit doet u door het gewenste veld te selecteren en vervolgens op het pijltje naar rechts te drukken tussen de twee schermen in. Wilt u het veld uit uw export hebben, dan selecteert u dat veld en drukt u op het pijltje naar links. Een andere mogelijkheid om een veld te selecteren is dubbelklikken op het dataveld.

Verticale sjablonen

Via deze exportoptie kunt u een export naar Excel maken die alle sjablooninformatie van alle niveaus toont, dus niet alleen van bijvoorbeeld een proces of activiteit.

Bij het exporteren heeft u de keuze uit een drietal niveaus. Deze zijn te vinden onder Te exporteren iconen:

  1. Alle iconen: De sjablooninformatie van alle iconen wordt geëxporteerd.
  2. Van afdeling:Hiermee worden alleen de iconen behorend bij een specifieke afdeling geëxporteerd.
  3. Van functie: Hiermee worden alleen de iconen die aan een specifieke functie gekoppeld zijn (door middel van bijvoorbeeld actie-iconen) geëxporteerd.

 

Onder Veldinstellingen kunt u een selectie opgeven van de te exporteren sjablonen. Er zijn twee opties:

  1. Van bestaand rapport: Hier kunt u een eerder gemaakt rapport kiezen welke eigen gekozen velden bevat. Het gebruik van rapporten is handig indien er exports gemaakt moeten worden met iedere keer dezelfde data. U kunt een rapport kiezen door op het pijltje naast de dropdown lijst te klikken. Indien u een rapport wilt toevoegen of wijzigen, kunt u op “Rapporten beheren” klikken. Dit laatste is alleen mogelijk als het project exclusief is uitgecheckt.
  2. Eigen keuze: Hier kunt u aangeven welke onderdelen van het sjabloon geëxporteerd moeten worden. Door op “Velden samenstellen” te klikken, komt u in het Veld informatie instellingen scherm. In dit scherm kunt u de velden selecteren die u in uw export wilt terugzien. Dit doet u door het gewenste veld te selecteren en vervolgens op het pijltje naar rechts te drukken tussen de twee schermen in. Wilt u het veld uit uw export hebben, dan selecteert u dat veld en drukt u op het pijltje naar links.

Indien er sprake is van vrije indicatoren, is er een vijftal opties om deze te beheren. Onder Toon indicatoren meerkeuze en url-lijst velden kunt u kiezen of u deze verticaal of horizontaal wilt plaatsen in uw export. Onder Groeperen van vrije indicatoren vindt u een drietal opties voor de manier van groeperen:

  1. Niet groeperen: Er vindt geen groepering plaats.
  2. Groeperen per icoontype: Er vindt groepering plaats op basis van icoontype.
  3. Compleet groeperen: Er vindt groepering plaats op alle eigenschappen van het icoon (type, nummer, naam, etc).

Onder het veld “Opties” kunt u selecteren of u de lege kolommen uit uw export wilt filteren. Dit doet u door de optie “Filter lege kolommen” aan te vinken.

Gerelateerde artikelen