Exporteren naar Word

Met deze functie kunnen rapporten worden gegenereerd in Word. Door gebruik te maken van Word exports, kunnen rapportages worden gemaakt die nog bewerkbaar zijn. Hierdoor zijn ze bijvoorbeeld handig te gebruiken bij tussenevaluaties van processen, waarbij aantekeningen kunnen worden toegevoegd bij de juiste elementen van het proces in het rapport.

U opent het exportscherm voor rapporten door achtereenvolgens op Rapporteer/publiceer en Word te klikken, of door op het export icoon knop export  te klikken in de horizontale knoppenbalk en dan te kiezen voor Word. Het volgende scherm verschijnt in beeld:

In dit scherm krijgt u een overzicht te zien waarin u kunt selecteren welke processen u in de Word rapportage wilt meenemen. Tevens kunt u de weergave van processen, het detailniveau van het rapport, toelichtingen en de standaard opmaak instellen.

Links ziet u een proces selectiescherm, hier kunt u selecteren wat er in het rapport moet komen. Als u bijvoorbeeld een hele organisatie wilt terugzien in uw rapport dan vinkt u de gewenste organisatie aan, automatisch zullen dan alle onderliggende processen worden aangevinkt. Als u wilt dat enkel één proces terugkomt in uw procesflow rapport, dan vinkt u enkel dat proces aan.

Onder Toon kunt u bepalen of het proces grafisch moet worden weergegeven in de export. U kunt kiezen uit de volgende opties:

  • Geen flow: In de rapportage wordt geen grafische weergave van de procesflow meegenomen.
  • Proces flow: Deze optie is standaard aangevinkt. De procesflow van een proces wordt weergegeven in de Word export.
  • Communicatie flow: Deze optie maakt het mogelijk om in de Word export de Communicatieflow weer te geven. Dit is dezelfde weergave als wanneer u in de Sensus-software  bovenin op het “communicatieflow” icoon zou drukken.

 

Het genereren van procesflow rapporten kan op drie detailniveaus:

  • Managementinformatie: Als u deze optie selecteert, wordt er een rapport gegenereerd met informatie die nuttig is voor het management. Er wordt dan uiteindelijk een rapport gegenereerd waarin de flows van de geselecteerde processen worden vermeld zonder de toelichting van de activiteiten.
  • Procesbeschrijving: Deze optie geeft specifieke procesinformatie over een bepaald (hoofd)proces of de gehele organisatie.
  • Handleiding: Deze optie genereert een handleiding voor een bepaald proces of hoofdproces, of natuurlijk voor de gehele organisatie.

 

Er zijn nog een aantal opties die het rapport beïnvloeden:

  1. U kunt aanvinken of de functiebeschrijvingen en/of toelichtingen bij de proces- of communicatieflow moeten worden weergegeven.
  2. U kunt de eigenschappen van de iconen die worden gegenereerd in het rapport aanpassen. De opties zijn:
  • Toon volgnummer; De voglnummers bij elk icoon kunnen worden getoond of weggelaten.
  • Toon in zwart/wit; Alle iconen worden in zwart/wit getoond
  • Toon pictogram met kleurverloop; De iconen worden in een grafisch aantrekkelijke weergave geëxporteerd
  • Toon pictogram schaduwen; Genereert schaduw achter elk icoon
  • Toon pictogram met gekleurde randen;Maakt de randen van elk icoon vet en gekleurd.
  • Toon afdelingen en functies; Weergave van afdeling en fucntie bij elk icoon.

Voorbeeld: Volgnummer aan, zwart/wit uit,  kleurverloop uit, schaduw uit, afdelingen en functies aan.

hf_Example_flowsettings

 

  1. U kunt kiezen voor het standaard template door deze aangevinkt te laten, wilt u zelf een template selecteren dan haalt u het vinkje hier weg en kiest u een template uit het dropdown menu.

 

Word Templates

Standaard is er een Word template aanwezig voor de export naar Word. Het is mogelijk om zelf een template te maken die gebruikt wordt bij de export. Zie hiervoor het hoofdstuk “Export templates“.

 

Extra: wijzigen van volgorde icoonbeschrijvingen in Word / PDF rapporten

De volgorde van tekstuele beschrijvingen van het proces wordt voor Word en PDF rapportages bepaald door de nummering van de iconen. Als de flow-opbouw in de Sensus-Software op ‘Automatisch’ staat, zal de software zelf de meest logische nummering aan iconen toekennen, gebaseerd op de flow zoals weergegeven in het canvas. Indien deze volgorde toch niet logisch lijkt (bijvoorbeeld na tussenvoegen van een icoon in een reeds bestaand proces), kan er in de menubalk boven het canvas op de optimaliseerknop  worden geklikt. De Iconen worden dan opnieuw genummerd, gebaseerd op de procesflow van boven naar beneden in de canvasweergave.

Het kan echter wenselijk zijn om de volgorde van toelichtingen in een rapportage aan te passen, zonder dat de procesflow daarbij verandert. Bijvoorbeeld wanneer de beschrijvingen van acties elkaar op moeten volgen, zonder tussendoor een beschrijving van een invoerdocument te plaatsen. Hiervoor kunt u gebruik maken van een combinatie van verschuiven van iconen via de boomstructuurDe nummering van de iconen wijzigt dan waardoor de toelichtingen van de activiteiten in een andere volgorde in de Word export komen te staan zonder dat de flow zelf wijzigt.

Voorbeeld:

Er is een flow beschreven, waarbij één activiteit wordt ondersteund door een invoerdocument en als resultaat ook een uitvoerdocument levert. De (gedeeltelijke) procesflow wordt in het canvas en de boomstructuur als volgt weergegeven:

hf_Canvaspreswitch hf_TreeviewPreswitch

 

In de rapportage worden nu eerst invoerdocument prijslijst (4), dan computeractie Opstellen nieuwe prijslijst(5), en vervolgens Nieuwe prijslijst (6), beschreven:

hf_ReportPreSwitch

Ter verduidelijking van de opvolging van acties wil de beschrijver echter dat icoon 5 direct ná icoon 3 (Bepalen prijs en -beleid) wordt toegelicht. Daarna dient pas het invoerdocument te worden toegelicht. Hiervoor kan het volgende worden gedaan:

  1. Klik in de boomstructuur links in beeld het proces open (met het pijltje), zodat de activiteiten te zien zijn.
  2. Sleep nu invoerdocument 4 onder computeractie 5 (met linkermuisknop op klikken en muisknop ingedrukt houden tijdens verslepen).
  3. De nummering van de boomstructuur zal nu worden aangepast. Icoon 4 wordt icoon 5 en vice versa.

Het resultaat moet er nu als volgt uitzien voor de canvasview en de boomstructuur:

hf_Flowiconswitch  hf_TreeviewPostSwitch

 

In de rapportage zal nu, op basis van de nieuwe nummering, de computeractie eerst worden toegelicht en daarná pas invoerdocument Prijslijst (5):

hf_RapportnaIconshift

 

De nummering van de iconen in de procesflow is nu wel enigszins onlogisch. In principe is deze nummering ook alleen bedoeld voor de opbouw van de flow via de software. indien gewenst kan deze nummering worden uitgeschakeld. Dit kan via de menubalk boven het canvas:

 

Gerelateerde artikelen