Ontkoppelen functies en documenten van de bibliotheek

In de Sensus-software versies 4.1 en hoger is het mogelijk gemaakt om afdelingen en functies, en/of documenten te ontkoppelen van de bibliotheek na synchroniseren. Hierdoor worden de gesynchroniseerde afdelingen en functies, of documenten en bestanden, vrijgegeven voor volledige bewerking in het project waar deze naartoe zijn gesynchroniseerd. Dit is een éénmalige handeling die niet terug kan worden gedraaid. De ontkoppelde elementen zullen vanaf dat moment niet meer worden meegesynchroniseerd.

 

Ontkoppelen van Afdelingen & Functies

Het kan voorkomen dat de afdelingen en functies uit de bibliotheek gebruikt dienen te worden als aanvulling op de bestaande decentrale afdelingen en functies. Hiervoor wil men vaak ook de toelichtingen en soms zelfs de naam van de functie wijzigen, zonder dat men weer alle afdelingen en functies opnieuw aan de juiste activiteiten hoeft te koppelen. In dat geval kan ervoor worden gekozen om deze elementen van de bieb te ontkoppelen. Voor documenten en bestanden kan hetzelfde worden gedaan.

Om Afdelingen & functies te ontkoppelen gaat u naar het Bibliotheek beheerscherm (uiteraard na minimaal éénmaal te hebben gesynchroniseerd), via de menubalk en dan naar Bibliotheek > Bibliotheekbeheer…

  1. In dit scherm ziet u een kopje Ontkoppel. Vink hier ‘Afdelingen & Functies‘ aan.
  2. Er verschijnt direct een waarschuwing in beeld. Lees deze goed voor u verder gaat!
    hf_Ontkoppel_afd_func_waarschuwing
  1. Wanneer u zeker weet dat de afdelingen en functies niet meer hoeven te worden gesynchroniseerd, kiest u ‘Ja‘.
  2. De Afdelingen en functies zullen nu vrijgegeven worden binnen het project. De blauwe achtergrond in het canvas zal weer wit worden.

Voor:

hf_BiebAfdFuncOntk1

Na:

hf_BiebAfdFuncOntk2

U kunt nu de afdelingen en functies vrij bewerken. In het Biobliotheekbeheerscherm zijn een paar opties nu grijs geworden, omdat deze geen functionaliteit meer hebben:

Ditzelfde kan gedaan worden voor documenten en bestanden.

Let op:

Indien u nu nieuwe afdelingen & functies / documenten & bestanden in de bibliotheek toevoegt, zullen deze niet worden meegesynchroniseerd! Wanneer u deze elementen toch weer uit de bibliotheek wilt halen, zult u de gehele bieb dienen te ontkoppelen en weer opnieuw toevoegen aan het project. Dit betekent wel dat alle elementen als nieuw zullen worden beschouwd en dat bijvoorbeeld processen er dubbel in kunnen komen te staan. Bedenk dus goed of dit wenselijk is, vóórdat u  elementen ontkoppelt!

Gerelateerde artikelen